Uw logo of achtergrond in (MS Outlook) e-mailsjablonen (art. 1599)

Veelgestelde vragen > Microsoft Office - gerelateerd

Uw bedrijfslogo in een e-mailbericht

Vanuit uw Tangram programma kunt u individuele e-mailberichten en mailings maken door middel van sjablonen. U kunt in deze e-mails afbeeldingen (bijvoorbeeld uw logo) of een achtergrond toevoegen. De mooiste oplossing is om hiervoor een internetafbeelding te gebruiken, bijvoorbeeld het logo op uw website.

Stap 1: de internetlocatie (URL) van het logo kopiëren

Om de internetlocatie (URL) te achterhalen zoekt u de afbeelding op uw website op en klikt erop met uw rechtermuisknop.
Kies voor Eigenschappen/Properties.
Kopieer het 'http' adres dat bij "Locatie/Location" vermeld staat.

Tip: Wanneer u geen geschikt logo op uw website heeft, kunt u uw websitebouwer ook vragen speciaal voor de e-mailberichten een apart logo te maken en op te slaan. U krijgt dan van hem de bijbehorende internetlocatie.

Optionele stap 2: URL opslaan in "Link naar Logo" veld

Vaak treft u in uw Tangram software een of meerdere invulvelden "Link naar logo". Deze velden bevinden zich meestal in het bestand "Eigen vestigingen" / "HR teams" (voor uw eigen bedrijfslogo) of in het bestand "Organisaties / Opdrachten" (alleen RIS, voor het logo van uw opdrachtgever). Als u over zo'n veld beschikt, dan kunt u ervoor kiezen om de URL naar het internetplaatje hier op te slaan. Dan kunt u in documentsjablonen verwijzen naar dit samenvoegveld.

Het voordeel van deze oplossing is dat als de URL van een logo in de toekomst mocht wijzigen, u deze op slechts één plek hoeft aan te passen, namelijk in het betreffende veld "Link naar logo".

Stap 3: het logo in het Tangram documentsjabloon plaatsen

Maak eerst vanuit uw Tangram programma een nieuw sjabloon aan of open een bestaand sjabloon, via Beheer > Documentsjablonen (wanneer u nog met een Classic Edition programma werkt via Onderhoud > Standaarddocumenten). Maak dan uw keuze uit onderstaande 3 opties A, B of C.

Optie A: Gekopieerde link van internetafbeelding als logo boven, onder of naast de tekst.

Plaats de muiscursor op de positie waar u de afbeelding wilt invoegen;
Om het logo in te voegen, kiest u in Microsoft Word voor "Invoegen > Afbeelding" (in Microsoft Word 2003 of ouder kiest u voor "Invoegen > Figuur > Uit bestand"). Afhankelijk van eerdere stappen heeft u vervolgens twee keuzes:
In het veld "Bestandsnaam"plakt u met de toetscombinatie [Ctrl]+[V] het internetadres van uw afbeelding.
Klik op het menuknopje van de knop Invoegen (dat is het kleine knopje met het zwarte driehoekje) en kies in het menu dat verschijnt voor de keuze "Koppelen aan bestand" (in Microsoft Word versies 2003 of ouder: "Aan bestand koppelen").
Als het goed is, wordt de afbeelding direct zichtbaar in het Word sjabloon.

Optie B: Gekopieerde link van internetafbeelding als achtergrond gebruiken (achter de tekst).

Om de achtergrondafbeelding in te voegen, kiest u in Microsoft Word voor Pagina-indeling > Paginakleur > Opvuleffecten (in Microsoft Word versies 2003 of ouder: Opmaak > Achtergrond > Opvuleffecten);
Op het tabje "Figuur" kiest u op het tabje Afbeelding > Afbeelding selecteren… (in Microsoft Word versies 2003 of ouder: Figuur selecteren);
In het veld "Bestandsnaam" plakt u met de toetscombinatie [Ctrl]+[V] het internetadres van uw afbeelding.
Klik op het menuknopje van de knop Invoegen (dat is het kleine knopje met het zwarte driehoekje) en kies in het menu dat verschijnt voor de keuze "Koppelen aan bestand" (in Microsoft Word versies 2003 of ouder: "Aan bestand koppelen").
Als het goed is, wordt de achtergrondafbeelding direct zichtbaar in het Word sjabloon.

Tip: Wanneer u kiest voor een achtergrondafbeelding is het aan te bevelen om een afbeelding van passend formaat te gebruiken, bijvoorbeeld 1024x768 pixels. Wanneer u namelijk een te kleine afbeelding gebruikt voor het e-mailvenster waarin het straks getoond wordt, wordt de afbeelding mogelijk ongewenst horizontaal danwel verticaal herhaald.

Optie C: Het samenvoegveld "Link naar logo" gebruiken als logo boven, onder of naast de tekst.
Als u zoals bij stap 2 wordt uitgelegd het internetadres van de afbeelding heeft opgeslagen in het veld "Link naar logo", dan volgt u onderstaande stappen:

In Microsoft Word gebruikt u de toetscombinatie [Alt]+[F9] op uw toetsenbord. Hiermee schakelt u naar de alternatieve veldweergave, nodig om het logo op de juiste wijze in te voegen;
Plaats de muiscursor op de positie waar u de afbeelding wilt invoegen;
Kies dan voor de Word optie Invoegen > Snelonderdelen > Veld...
Selecteer uit de lijst van Word veldnamen de optie "IncludePicture".
Typ in het veld "Bestandsnaam of URL" een tijdelijke aanduiding, bijvoorbeeld: LOGOVELD
Zorg dat bij de veldopties alleen de keuze "Gegevens die niet met het document worden opgeslagen" is aangevinkt, alle andere opties moeten dus uitgevinkt staan.
Klik op "OK". Op de plek van de nieuw ingevoegde afbeelding staat nu dit:
{ INCLUDEPICTURE "LOGOVELD" \d }
Selecteer dan binnen het veld { INCLUDEPICTURE ... } de tijdelijke aanduiding (inclusief de aanhalingstekens), zodat dit gedeelte met een afwijkende kleur gearceerd wordt, zo dus:
{ INCLUDEPICTURE "LOGOVELD" \d }
Ga dan in het kleine Tangram hulpvenster "Samenvoegen" (SQL Edition) / "Bewerken samenvoegdocument" (Classic Edition) en zoek het gewenste samenvoegveld "Link naar logo" op. Hieronder wordt uitgelegd waar u deze kunt vinden voor de verschillende varianten:
- Alleen voor SQL Edition: Wanneer u uw bedrijfslogo wilt invoegen (ingevuld in bestand "Eigen vestigingen" / "HR teams") opent u het mapje "Extra" en dubbelklikt het veld "Huidige gebruiker - Logo vestiging".
- Wanneer u het bedrijfslogo van uw opdrachtgever wilt invoegen (ingevuld in bestand "Organisaties" en/of "Opdrachten") opent u het mapje "Organisaties" dan wel het mapje "Opdrachten" en dubbelklikt het veld "Link naar logo".
Als het goed is vervangt het gekozen samenvoegveld het geselecteerde gedeelte. Het eindresultaat moet er dan bijvoorbeeld zo uitzien (in rood SQL Edition, in blauw Classic Edition):
- { INCLUDEPICTURE { MERGEFIELD v_employees_cuofflogo } \d } = logo Eigen vestiging (RIS SQL) / HR team (ROOS SQL)
- { INCLUDEPICTURE { MERGEFIELD v_organizations_ext_logo } \d } = logo Organisaties (RIS SQL)
- { INCLUDEPICTURE { MERGEFIELD v_vacancies_ext_organisatie_logo } \d } = logo Opdrachten (RIS SQL)
- { INCLUDEPICTURE { MERGEFIELD EORGLOGOURL } \d } = logo Organisaties (RIS Classic)
- { INCLUDEPICTURE { MERGEFIELD OVACLOGOURL } \d } = logo Opdrachten (RIS Classic)
Gebruik opnieuw de toetscombinatie [Alt]+[F9] om weer naar de normale veldweergave terug te keren. Let op: op de plek waar de afbeelding zou moeten staan, wordt mogelijk een rood kruisje getoond met de toelichting dat de afbeelding niet kan worden getoond. Dit kunt u negeren; bij het samenvoegen wordt het logo op de juiste wijze samengevoegd.

Opmerking voor Tangram software van de Classic generatie (niet SQL): bij het samenvoegen met het sjabloon is het belangrijk dat u in de e-mail wizard kiest voor "Document verzenden als HTML".